供应商月结 6 步对账：付款前把四个数对上

对账这件事，出问题的往往不是算错，是口径不同。

你算的是”这个月该付多少”，供应商算的是”这个月发了多少货”。两套账各自都对，加起来对不上。

六步走完再付款，顺序按”从单据到余额”排。

用在哪

所有有月结或周结供应商的门店。现金现货的小额采购不必走这套，但退货与赠品仍要登记。

• 谁来做：管采购或管账的人，不是月底临时找人；
• 什么时候：每月固定一个日子，不要等供应商催；
• 准备什么：本月送货单（含手写差异）、退货单、系统入库记录、上月对账单。

照着做：六步

一、对单量

送货单张数与系统入库条数对上。

缺的那张往往就是有争议的那张，先找单，再对钱。

二、对数量

按最小销售单位核，整箱折算成单件再对总数。

短少的当场记过，这里再核一次有没有跟进到账。

三、对价格

拿合同价或最近一次确认价逐条比。

两个重点：涨价有没有提前通知、促销价有没有执行到位。口头答应的价格不算，要有记录。

四、对退货与赠品

退货单要冲抵应付；赠品不能计入应付。

这一项最容易漏，因为它不在送货单的金额里，而在另一张单上。

五、对账期

按合同约定的账期算应付日期。

提前付款不是人情，是成本。 早付一个月，等于给供应商一笔无息借款。

六、对余额

四个数能对上才签字：

争议单怎么处理

一条纪律：有争议的那一笔先挂起，其余照付。

整单卡住，会让供货关系紧张，最后往往是店里先缺货；全单照付，等于放弃争议。

挂起的那笔要写清三件事：金额、事由、谁跟进。写在同一个地方，不要散在聊天记录里。

这一步最容易漏

1. 只对金额，不对数量：金额对得上不代表数量对得上，串货与少送都藏在这一层；
2. 赠品计进应付：供应商送了，你却付了钱；
3. 退货没冲抵：退了货，账上还挂着；
4. 把”月底一起算”当常规：单笔越积越多，最后谁也算不清。

怎么验收

三个月后看三个数：

• 每月差异笔数：从”一片模糊”变成”每月能列出 1~3 笔”；
• 对账耗时：从半天降到 1 小时内，说明口径已经统一；
• 账期执行率：按约定日期付款的比例，而不是凭心情付。

复盘一句

对账不是为了少付钱，是为了让”该付多少”这件事双方没有第二种解释。做到这一点，付款就不再是每月一次的拉扯。

收货那一端把差异当场记下来，对账才轻松，见收货验收 6 查；现金与扫码的日常核对，见日结核对表。其余工具在零售知识工具库。